Tipps zur Verbesserung der Kommunikationsfähigkeiten am Arbeitsplatz

Dieser Artikel ist Teil unserer exklusiven Karriereberatungsreihe in Zusammenarbeit mit IEEE Technology and Engineering Management Society.

Schlechte Kommunikation führt zu Problemen, Verzögerungen und Ausfällen innerhalb von Teams und Organisationen. Als Ingenieure, die kommunizieren möchten, woran wir arbeiten und warum es wichtig ist, müssen wir uns um Verbesserungen bemühen.

Das mag offensichtlich erscheinen, aber Wie Wir kommunizieren oft davon WHO mit wem wir kommunizieren. Die Art und Weise der Kommunikation sowie der Inhalt unterscheiden sich je nachdem, ob Sie mit einer Führungskraft, einem Kollegen oder jemandem, den Sie leiten, sprechen.

Als Karriereexperte kann ich Ihnen helfen, auf verschiedenen Ebenen Ihres Unternehmens besser zu kommunizieren, sei es per E-Mail, persönlich, am Telefon oder virtuell.

Dies ist kein „Einheitsmodell“, das für alle passt. Menschen aller Fähigkeiten haben unterschiedliche Vorlieben, wenn es um Stil, Rhythmus, Länge und Mode geht. Es ist eine gute Praxis, auf solche Unterschiede zu achten.

Kommunizieren Sie „“ mit Führungskräften

Beginnen wir mit der Kommunikation mit den Führungskräften und leitenden Managern einer Organisation.

Überlegen Sie zunächst, welchen Zweck die Kommunikation mit ihnen hat, z. B.:

• Machen Sie sie auf Ihre Arbeit für strategische Entscheidungen aufmerksam.
• Die Auswirkungen Ihres Projekts auf die Teams.
• Bericht über den Fortschritt einer strategischen Initiative.

Diese Führungskräfte wollen nicht alle Details wissen. Sie haben oft keine Zeit oder verstehen die Details nicht, insbesondere wenn das Thema sehr technisch ist.

Kontext und Wirkung sind ihnen jedoch wichtig. Wie passt das, was Sie teilen, in das Unternehmen als Ganzes? Wird dies Auswirkungen auf andere Entwicklungen haben? Was bedeutet das für Ihr Team und andere?

Geben Sie Führungskräften, was sie brauchen. Seien Sie kurz und überzeugend.

Ich hatte zum Beispiel einen Coaching-Kunden, der an einer großen Initiative zur Änderung der Technologieplattformen arbeitete, die für die Speicherung und Verteilung seiner digitalen Produkte verwendet wurden. Dies war ein großes Problem für das Unternehmen, da alles, was es lieferte, an die Plattform zurückgegeben wurde. Bei Gesprächen mit der Geschäftsleitung sollten sie sich in erster Linie auf den Zeitplan, das Budget und die Zuverlässigkeits-/Leistungserwartungen während des gesamten Projekts konzentrieren, damit das Managementteam auf der Grundlage dieser Informationen Entscheidungen treffen kann.

Ihre Aufgabe ist es, dem Kunden zu helfen, fundierte Entscheidungen zu treffen. Sie können bei Bedarf proaktiv mit Führungskräften kommunizieren und sollten sicherstellen, dass Sie so schnell und klar wie möglich auf Fragen und Wünsche antworten.

Was Sie kommunizieren und wie Sie es tun, wird die Wahrnehmung Ihrer Führungskräfte durch Sie prägen, mit potenziellen Auswirkungen auf Ihre Leistungsbeurteilungen und zukünftigen Chancen.

Kommunizieren Sie über Ebenen hinweg

Auf dieser Ebene kommunizieren Sie häufig mit Ihren Kollegen, Stakeholdern, Kunden oder anderen Mitarbeitern.

Hüten Sie sich vor dem Fluch des Wissens. Wenn Sie glauben, mehr zu wissen als sie, kann es schwierig sein, die Dinge aus ihrer Sicht zu sehen und ihnen zu helfen, sie zu verstehen, weil Sie die Dinge bereits im Kopf geplant haben. Bei der Kommunikation mit Gleichgesinnten geht es nicht nur um den Informationsaustausch. Sie können und sollten nach Informationen suchen und auf Anfragen und Ansichten reagieren, die andere geteilt haben. Der Prozess des Gebens und Nehmens ist in einem kollegialen Umfeld wichtig.

Überlegen Sie, was Sie kommunizieren müssen:

• Was muss der Kunde wissen, um gute Entscheidungen zu treffen?
• Welchen Input benötigen Sie für eine effektive Zusammenarbeit?
• Gibt es einen Kontext oder Kontext, den der Kunde verstehen muss?
• Sind die richtigen Leute beteiligt?

Um auf das obige Beispiel meines Klienten zurückzukommen: Bei der Arbeit mit seinen Kollegen konzentrierte er sich hauptsächlich auf die Kommunikation und die Lösung von Interaktionen/Abhängigkeiten. Dadurch können Gruppenmitglieder sicherstellen, dass alle zusammenarbeiten und kritische Hindernisse für den Fortschritt anderer Teams beseitigen können.

Durch die Zusammenarbeit können Sie das Beste aus allen herausholen, anstatt einseitige Entscheidungen zu treffen und alleine voranzukommen. Wenn Sie Ihre Teammitglieder auf konstruktive und unterstützende Weise einbeziehen, werden Sie ein besserer Kollege und Partner – mit materiellen und immateriellen Vorteilen.

Kommunizieren Sie mit denen, die Sie führen

„Deprimiert“ zu kommunizieren bedeutet nicht, jemanden zu verunglimpfen. Es ist einfach eine Möglichkeit, mit den von Ihnen geführten Personen zu kommunizieren, sei es formell oder informell. Sie wollen nicht im Dunkeln tappen. Sie müssen nicht nur Kontext und Verständnis haben Was Sie tun es aber auch Warum.

Bei der Kommunikation mit Ihren Mitarbeitern:

• Helfen Sie ihnen, das große Ganze zu sehen und zu verstehen, wie ihre Handlungen zu größeren Zielen und Initiativen beitragen.
• Teilen Sie den Kontext und die Gründe für Entscheidungen mit. Transparenz ist wichtig, um falsche Geschichten und falsche Annahmen zu vermeiden. Dennoch kann es vorkommen, dass Sie den Mitarbeitern nicht das vollständige Bild vermitteln können.
• Holen Sie regelmäßig ihr Feedback ein; Erteilen Sie nicht nur Befehle. Ihre Mitarbeiter sind wesentliche Bestandteile der Organisation und werden wertvolle Beiträge und Ideen liefern. Hören Sie ihnen zu und geben Sie ihnen das Gefühl, gehört und geschätzt zu werden.

Als mein Kunde mit seinem Team interagierte, half er seinen Kollegen zu verstehen, warumSie beschäftigten sich mit dem Technologieübergangsprojekt, mit der Frage, was jeder tun sollte und wann die Arbeit abgeschlossen sein sollte. Dadurch fühlten sich alle mit dem Zweck ihrer Arbeit verbunden und das Team engagierte sich rund um die zu erbringenden Ergebnisse.